Datenschutz

Datenschutzhinweise für Bewerber:innen

 

Ihre Privatsphäre und der Schutz Ihrer Daten sind uns sehr wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie umfangreich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung unseres Karriereportals sowie im Rahmen Ihrer Bewerbung bei uns.

In diesem Fall werden die in Ihrer Bewerbung enthaltenen und damit verbundenen personenbezogenen Daten erfasst und verarbeitet, um Ihre Bewerbung für eine mögliche Beschäftigung bei der Humboldt Forum Service GmbH zu bewerten. Diese Datenschutzhinweise gelten auch für personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. LinkedIn, Social Media) erhalten haben, oder für personenbezogene Daten, die Sie uns über andere Kanäle im Hinblick auf eine mögliche Beschäftigung zur Verfügung gestellt haben.

Wir verweisen bei der Nutzung unserer Webseite auf unsere Webseiten-Datenschutzerklärung unter www.humboldt-service.de.

Ansprechpartner und sogenannte Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Nutzung unserer Karriereportals im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die

Humboldt Forum Service GmbH

vertr. d. d. Geschäftsführung

Spreeufer 5

10178 Berlin

E-Mail: datenschutz@humboldt-service.de 

Für alle Fragen zum Thema Datenschutz in Zusammenhang mit der Nutzung unseres Bewerbungsportals und Ihrer Bewerbung bei uns können Sie sich jederzeit auch an unsere Datenschutzbeauftragte wenden.

Diese ist unter obiger postalischer Adresse sowie unter der E-Mail-Adresse datenschutz@humboldt-servie.de (Stichwort: „z. Hd. Datenschutzbeauftragte“) erreichbar.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass bei Nutzung dieser E-Mail-Adresse die Inhalte nicht ausschließlich von unserer Datenschutzbeauftragten zur Kenntnis genommen werden. Wenn Sie vertrauliche Informationen austauschen möchten, bitten Sie daher zunächst über diese E-Mail-Adresse um direkte Kontaktaufnahme.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu den Zwecken des Bewerbermanagements und der Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie der Durchführung von Personalbeschaffungsmaßnahmen, zu denen insbesondere die Vorbereitung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen und Tests mitBewerbenden, die Auswertung und Beurteilung der Ergebnisse sowie die sonstigen für die Personalbeschaffungs- und Einstellungsprozesse erforderlichen Maßnahmen gehören.

Abhängig von den veröffentlichten oder uns übermittelten Daten verarbeiten wir zu den genannten Zwecken regelmäßig folgende personenbezogene Daten:

• Stammdaten: Vor- und Nachnamen, Anrede, ggf. Titel, Geburtsdatum, Anschrift;
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Staatsbürgerschaft;
• Bewerbungsdaten: Qualifikationen / (Arbeits-)Zeugnisse, Auszeichnungen, Sprachfähigkeiten, Gehaltsvorstellung, Erfahrungen und Ausbildungen, ggf. Hobbies, ggf. Ihr Bild;
• Weitere personenbezogene Daten: Daten, die in den zur Verfügung gestellten Dokumenten (z. B. Lebenslauf, Motivationsschreiben) bzw. Informationen enthalten sind und / oder die in sozialen Plattformen wie LinkedIn, Social Media sowie in Gesprächsnotizen genannt werden.

 

In Einzelfällen können auch sogenannte besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten (u. a.Schwerbehindertenstatus), erhoben werden, wenn Sie uns diese übermitteln sollten.

Die im Rahmen des über unser Karriereportal Rexx bereitgestellten Bewerbungsformulars erhoben Pflichtangaben haben wir mit einem Sternchen („*“) gekennzeichnet.

Zu Ihren Bewerbungsdaten gehören außerdem, soweit zutreffend:

• Bewerbungs-Metadaten (insbesondere: Name / Nummer Stellenangebot, Eingangsdatum, Datum Absage bzw. Zusage, ggf. Absagegrund);
• Termindaten für Bewerbungsgespräche (insbesondere: Ort, Datum, Gesprächspartner);
• Daten für Bewerbungsentscheidungen (insbesondere: Inhalte aus Bewerbungsterminen, Einschätzungen zum/r Bewerber:in, Bewerbungsentscheidung).

 

 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung für die Entscheidung über den Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unsere berechtigten Interessen an der Durchführung des Bewerbungsverfahrens, der Anwerbung, Bewertung und Auswahl von Bewerbenden für eine Beschäftigung und der Erstellung eines Kurzprofils, wenn wir die Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. LinkedIn, SocialMedia) für eine mögliche Beschäftigung erhalten oder wenn die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sind.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b i. V .m. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, wenn sogenannte besondere Kategorien personenbezogener Daten wie z. B. Daten zu Ihrer Gesundheit (u. a. Schwerbehinderungsstatus) verarbeitet werden.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 6 Abs. 1 lit a i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern eine Einwilligung eingeholt wird (z. B. Bewerber:innen-Pool).

 

Zur Bereitstellung unseres Karriereportals unter https://jobs.humboldt-service.de und zur Verwaltung von Bewerbungen verwenden wir die Software Rexx der Rexx Systems GmbH Headquarters, Süderstrasse 75-79, 20097 Hamburg (im Folgenden „Rexx“). Mit Rexx haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Ihre Bewerbungsdaten werden von Rexx verschlüsselt in Deutschland oder der Schweiz gespeichert und verschlüsselt übermittelt. Soweit Rexx mit Unterauftragsverarbeitern zusammenarbeitet, deren Muttergesellschaft ihren Sitz nicht in der Europäischen Union haben, so gilt bei nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifizierten US-Unternehmen der Angemessenheitsbeschluss für die USA und / oder haben Rexx und seine Unterauftragsverarbeiter Standardvertragsklauseln abgeschlossen und zusätzliche Maßnahmen zum Schutz der Daten ergriffen. Hierzu gehört insbesondere die Verschlüsselung der Daten mittels eines selbst erstellten Master-Verschlüsselungsschlüssels, der in der Sphäre von Rexx bleibt.

Beim Besuch des Karriereportals werden auch Logfiles (Server-Logs, Error-Logs) angelegt, die Informationen über die automatisch übermittelten Verbindungsdaten (wie HTTP-Header, IP-Adresse und User-Agent) enthalten können und von Rexx eigenverantwortlich verarbeitet werden. Hierfür verweisen wir auf die Datenschutzerklärung von Rexx, die unter https://www.rexx-systems.com/datenschutz/ eingesehen werden kann. Rechtsgrundlage dafür sind die berechtigten Interessen von Rexx an der Bereitstellung des Karriereportals, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit beim Aufruf unseres Karriereportals Informationen auf Ihrem Endgerät ausgelesen oder gespeichert werden (z. B. die Speicherung der Sprache in einem Cookie), so ist dies unbedingt erforderlich, um das Karriereportal bereitzustellen, und erfolgt auf Grundlage der Umsetzungsgesetze der ePrivacy-Richtlinie der EU-Mitgliedsländer, in Deutschland nach § 25 Abs. 2 TDDDG.

Ihre personenbezogenen Daten werden primär von unseren eigenen Beschäftigten zu den oben genannten Zwecken verarbeitet, mit denen Sie kommunizieren und nicht an Dritte weitergegeben.

Eine Weitergabe der von uns erhobenen Daten erfolgt grundsätzlich nur, wenn hierfür im konkreten Fall eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage vorliegt, insbesondere wenn:

• Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben;
• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer Interessen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe Ihrer Daten haben;
• wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Weitergabe rechtlich verpflichtet sind, insbesondere wenn dies aufgrund von verbindlichen Vorgaben (z. B. im Rahmen der Steuerprüfung durch die Finanzbehörden oder im Rahmen der Geldwäscheprävention), behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren für die Rechtsverfolgung oder -durchsetzung erforderlich ist;
• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

 

Sofern Sie sich bei uns bewerben, werden Ihre Bewerbungsunterlagen von uns in unserem Bewerbungsportal Rexx während des Bewerbungsprozesses gespeichert und an diesen Dienstleister zur Verwaltung von Bewerbungen und der Bereitstellung des Bewerbungsportals übermittelt. Auf diese Datenbank haben ausschließlich diejenigen unserer Beschäftigten Zugriff, die notwendigerweise in das Bewerbungsverfahren eingebunden sind. Die Bewerbungsunterlagen werden grundsätzlich in der Personalabteilung gesichtet und ausgewertet und an den möglichen späteren Vorgesetzten weitergeleitet. Bei leitenden Positionen wird auch die Geschäftsführung mit einbezogen und Ihre Bewerbungsunterlagen an diese weitergeleitet.

Gegebenenfalls übermitteln wir Daten an weitere Empfänger außerhalb unseres Unternehmens, um den Bewerbungsprozess reibungslos durchführen zu können.Sofern wir Daten an unsere Dienstleister weitergeben, dürfen diese die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben verwenden (z. B. IT-Dienstleister). Die Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen und werden von uns regelmäßig kontrolliert.

Darüber hinaus übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten bei Bedarf möglicherweise an weitere Empfänger, die Ihre personenbezogenen Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten (z. B. Postdienstleister, Kreditinstitute, Steuerberater und Rechtsanwälte, öffentliche Stellen wie Behörden).

Grundsätzlich erheben und verarbeiten wir für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung nur die uns von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten, z. B. über das Karriereportal oder im Rahmen des Bewerbungsgespräches.

Gegebenenfalls beziehen wir zusätzlich Daten über Sie auch aus anderen Quellen, z. B. Websites und anderen öffentlich zugänglichen Quellen im Internet sowie beruflichen Netzwerken. Darunter fallen z. B. Daten, die Sie im Rahmen eines Online-Profils (etwa bei LinkedIn oder Social Media) öffentlich gemacht haben.

Wenn Sie nicht eingestellt werden, Ihre Bewerbung aber für zukünftige Stellen in unserem Unternehmen relevant sein könnte, werden wir Sie per E-Mail um Ihre Einwilligung bitten, Ihre Bewerbung in unserem Bewerber:innen-Pool zu speichern, um mit Ihnen für zukünftige Stellenangebote in Kontakt treten zu können. Rechtsgrundlage ist Ihre zuvor durch uns eingeholte Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können dieses Angebot ablehnen oder im Falle einer erteilten Einwilligung Ihre Einwilligung jederzeit über die oben genannten Kontaktdaten widerrufen.

Wir setzen gegebenenfalls Dienste ein, deren Anbieter teilweise in sogenannten Drittländern (außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums) sitzen oder dorthin personenbezogene Daten übermitteln, also Ländern, deren Datenschutzniveau nicht dem der Europäischen Union entspricht. 

Sofern ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO) für diese Länder vorliegt, stützen wir die Datenübermittlung auf diesen (u. a. Schweiz und Vereinigtes Königreich). Im Falle der USA gilt das nur, soweit sich der US-Empfänger für das EU-US Data Privacy Framework zertifiziert hat.

Soweit für das entsprechende Land kein Angemessenheitsbeschluss erlassen wurde, haben wir entsprechende Vorkehrungen getroffen, um ein angemessenes Datenschutzniveau für etwaige Datenübertragungen zu gewährleisten. Hierzu zählen u.a. die Standardvertragsklauseln der Europäischen Union oder verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Art. 46 DSGVO). Wo dies nicht möglich ist, stützen wir die Datenübermittlung auf Ausnahmen des Art. 49 DSGVO, insbesondere Ihre ausdrückliche Einwilligung oder die Erforderlichkeit der Übermittlung zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Sofern eine Drittstaatenübermittlung vorgesehen ist und kein Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien vorliegen, ist es möglich und besteht das Risiko, dass Behörden im jeweiligen Drittland (z. B. Geheimdienste) Zugriff auf die übermittelten Daten erlangen können, um diese zu erfassen und zu analysieren, und dass eine Durchsetzbarkeit Ihrer Betroffenenrechte nicht gewährleistet werden kann. Im Falle der Einholung Ihrer ausdrücklichen Einwilligung werden Sie hierüber ebenfalls informiert.

Grundsätzlich speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie zur Erfüllung der Zwecke erforderlich, zu denen wir die Daten erhoben haben. Danach löschen wir die Daten unverzüglich, es sei denn, wir benötigen die Daten noch bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist, zu Beweiszwecken für zivilrechtliche Ansprüche, wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder es besteht im konkreten Einzelfall eine sonstige datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage für die fortdauernde Verarbeitung Ihrer Daten.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten mit Erhalt Ihrer Bewerbung. Sofern wir Ihre Bewerbung annehmen und es zu einem Beschäftigungsverhältnis kommt, speichern wir Ihre Bewerbungsdaten, solange diese für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind und soweit gesetzliche Regelungen eine Pflicht zur Aufbewahrung begründen.

Sofern wir Ihre Bewerbung ablehnen, speichern wir Ihre Bewerbungsdaten längstens sechs Monate nach der Ablehnung Ihrer Bewerbung, es sei denn, Sie erteilen uns Ihre Einwilligung zu einer längeren Speicherung.

Wenn Sie uns gesondert Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilt haben, werden wir Ihre im Rahmen der Bewerbung übermittelten Daten in unserem Bewerber:innen-Pool für weitere zwölf Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens speichern, um etwaige weitere interessante Stellen für Sie zu identifizieren und Sie ggf. erneut anzusprechen. Nach Ablauf der Frist werden die Daten unaufgefordert gelöscht. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. 

Ihnen stehen jederzeit bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen die in den Art. 7 Abs. 3, Art. 15 – 22 DSGVO formulierten Betroffenenrechte zu:

• Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 21 DSGVO);
• Recht auf Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO);
• Recht auf Berichtigung Ihrer bei uns unrichtig gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO);
• Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO);
• Recht auf Beschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 18 DSGVO);
• Recht auf Datenübertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 20 DSGVO);
• Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die rechtliche Wirkung entfaltet oder in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, gegebenenfalls einschließlich des Rechts auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung (Art. 22 DSGVO).

 

Um Ihre hier beschriebenen Rechte geltend zu machen, können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Sofern die jeweiligen rechtlichen Voraussetzungen vorliegen, werden wir Ihrem Datenschutzbegehren entsprechen.

Ihre Anfragen zur Geltendmachung von Datenschutzrechten und unsere Antworten darauf werden zu Dokumentationszwecken für die Dauer von bis zu drei Jahren und im Einzelfall bei gegebenem Anlass zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen auch darüber hinaus aufbewahrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem berechtigten Interesse an der Verteidigung gegen etwaige zivilrechtliche Ansprüche nach Art. 82 DSGVO, der Vermeidung von Bußgeldern nach Art. 83 DSGVO sowie der Erfüllung unserer Rechenschaftspflicht aus Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

Sie haben schließlich das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). In Berlin, unserem Sitz, ist die zuständige Aufsichtsbehörde: 

Ihre Anfragen zur Geltendmachung von Datenschutzrechten und unsere Antworten darauf werden zu Dokumentationszwecken für die Dauer von bis zu drei Jahren und im Einzelfall bei gegebenem Anlass zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchenauch darüber hinaus aufbewahrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem berechtigten Interesse an der Verteidigung gegen etwaige zivilrechtliche Ansprüche nach Art. 82 DSGVO, der Vermeidung von Bußgeldern nach Art. 83 DSGVO sowie der Erfüllung unserer Rechenschaftspflicht aus Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

Sie haben schließlich das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). In Berlin, unserem Sitz, ist die zuständige Aufsichtsbehörde:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Alt-Moabit 59-61

10555 Berlin.

 

Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Allgemeiner Widerspruch: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) verarbeiten, können Sie jederzeit der Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Geltendmachung Ihrer Rechte

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.

Eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten besteht grundsätzlich nicht.

Soweit die Bereitstellung Ihrer Daten etwa zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist, sind entsprechende Eingabefelder mittels Stern („*“) als Pflichtangaben markiert. In diesem Fall kann ohne diese bereitgestellten Daten u. a. das Bewerbungsverfahren nicht durchgeführt werden.

Übrige, nicht als Pflichtfelder markierte Angaben sind hingegen freiwillig. Die Eingabe solcher Daten ist dann nicht erforderlich und hat keinen Einfluss u. a. auf die Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO mit rechtlicher oder ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigender Wirkung findet nicht statt.

Gelegentlich aktualisieren wir diese Datenschutzerklärung, beispielsweise wenn wir unsere Webseite anpassen oder sich die gesetzlichen oder behördlichen Vorgaben ändern.

 

Version: 1.0 / Stand: 05/2026